1. Pořízení položek objednávky

Program podporuje pořízení položek objednávky následujícími způsoby:

A/ ruční pořízení

B/ automatické objednání vydaného zboží

C/ objednání zboží podle norem

A/ ruční pořízení

Uživatel ručně pořizuje položky objednávky. Položky je možné zadat výběrem z číselníku skladových položek nebo z číselníku zboží, případně je možné zadat položku textově bez vazeb na číselníky.

B/ automatické objednání vydaného zboží

Program umožňuje aktivovat evidenci vydaného zboží a automaticky toto zboží zahrnovat do objednávky. V nastavení lékárny je možné aktivovat sledování vydaného zboží zvlášť pro výdej, pro výdej na žádanky a pro převody ze skladu. Zároveň je možné nastavit, zda mají být do sledování zahrnuty položky podle typu VZP (H,I,P,O)

C/ objednání zboží podle norem

Pro vybrané skladové položky je možné nastavit minimální množství a normované množství. Program umožňuje provést hromadnou kontrolu skladových položek, zda disponibilní množství zboží nekleslo pod nastavené minimum a případně položku zahrnout do objednávky. Normované množství slouží k určení zásoby, která je považována za optimální a do které se má zboží doplnit.

Poznámka: Popsané metody pořízení objednávek je možné kombinovat, případně si jednu vybrat a pracovat pouze podle ní.

2. Odeslání objednávky, telefonické objednání

Program podporuje objednání

A/ modemem prostřednictvím instalovaného programu dodavatele

B/ telefonické objednání.

Poznámka: V jedné objednávce je možné oba typy objednání položek kombinovat a pracovat s nimi.

Doklad Objednávka zboží

Zvolte modul Objednávky a v nabídce Objednávky vyberte formulář Objednávka zboží

 V zobrazeném formuláři Objednávka zboží  je možné pracovat s rozpracovanou objednávkou.
 

 Okno formuláře se skládá ze:

- Lišty s ikonami pro rychlou volbu často používaných operací (horní část)

- Seznamu pořízených položek objednávky (levá část)

- Detailu položky (pravá část)

- Historie spotřeby týdenní, denní.  Informace o historii spotřeby se neaktualizují automaticky. Pro aktualizaci použijte funkci v hlavním menu Operace - Výpočet spotřeby.

- Lišty s tlačítky (spodní část), která obsahuje tlačítka Všechny, Léky a PZT, Neléky, PZT, která slouží pro nastavení filtru pro položky objednávky a tlačítko Z výdeje, které umožňuje (pokud je používána metoda automatické objednání vydaného) zobrazit zboží, které bylo vydáno „Z výdeje“

Menu Operace – při zobrazení položek objednávky zboží

Menu Operace – při zobrazení režimu editace položek

V menu jsou zařazeny položky z předchozí kapitoly pokud jejich funkce má smysl a navíc:

Menu Operace – při zobrazení objednávek z výdeje

Postup při automatickém objednávání zboží

Aktivace automatického objednávání

Program umožňuje sledovat výdej zboží a automaticky vydané zboží objednávat. Aby se Vám automaticky jednotlivé položky objednávky vytvářely, je nutné v Nastavení lékárny na kartě  Objednávky zatrhnout některé ze zaškrtávacích polí Objednávat vydané při výdeji, Objednávat vydané při výdeji na žádanky, Objednávat vydané při převodu ze skladu, jež nastavují, na kterém místě bude výdej zboží sledován. Dále je možné zaškrtávacími poli HVLP, IVLP, PZT a Ostatní ovlivnit, která skupina zboží bude do sledování zahrnuta.

Zpracování objednávek z výdeje

Po aktivaci sledování program kumulativně eviduje výdeje v seznamu vydaného zboží. Jeho přehled je možné zobrazit ve formuláři Objednávka zboží po stisku tlačítka Z výdeje ve spodní liště. Tento seznam je možné hromadně načíst do objednávky prostřednictvím volby Zpracovat všechny položky z výdeje v menu Operace. Po načtení je zobrazeno dialogové okno, které informuje o výsledku zpracování.

Položky jsou v objednávce založeny popřípadě přičteny k existujícím a ve skladových položkách jsou dohledány objednací kódy.

Poté jsou zpracované objednávky z výdeje zrušeny.

V objednávce je možné načtené položky upravit popřípadě smazat.

Poznámka : Vydané zboží není zahrnováno přímo do objednávky proto, aby neovlivňovalo zpracovávanou objednávku respektive ji ovlivňovalo až na pokyn uživatele.

Ruční pořízení (úprava) položek objednávky

Položky, které je třeba objednat a nebyly ‘vydány‘ je možné pořídit ručně pomocí volby Nová položka (F4) v menu Operace, pořízené položky lze upravit prostřednictvím volby Editace položky (F6) respektive volbou Vymazat položku (F8)

 Ruční pořízení položek je možné provést pomocí

- číselníku skladových položek (klávesa Ctrl+P)

-  číselníku zboží (klávesa Ctrl+Z)

-  jako textovou položku (klávesa Ctrl+T)

Přepínání mezi jednotlivými typy je možné provést horkými klávesami, program si eviduje původ pořízení položky a automaticky při listování přepíná zdroj pořízení. Pokud je vybrán typ pořízení textová položka jsou přístupné pole název, forma a objednací kódy.

Poznámka k typům pořízení:

Položky objednávky načtené z výdeje jsou, pokud vznikly prostřednictvím automatické objednávkou z výdeje, typu pořízeno ze skladové položky (typ POLOZ).

Položky, které byly ve výdeji pořízeny ručně volbou Objednat neznámou položku Shift+F3, jsou do objednávky načteny s typem TEXT, a je možné je dohledat ve skladových položkách nebo v číselníku zboží, popřípadě doplnit objednací kódy přímo do objednávky.

Výpočty podle norem

Do objednávky je možné hromadně pořídit položky, u kterých jsou nastaveny hodnoty minimální a normované zásoby. Hromadná kontrola skladových položek se provede volbou  Načíst skladové položky podle norem (ALT+M) v menu Operace.

V zobrazeném dialogovém okně je možné ovlivnit způsob kontroly a pořízení položek.

Stiskem tlačítka OK se kontrola provede. Kontrola se provede pouze u skladových položek, které mají nastaveny hodnoty minimální a normované množství, ostatní položky jsou ponechány beze změn.

 Kombinace metod pořízení položek objednávky

Výše popsané způsoby pořízení položek je možné kombinovat.

 Je pravděpodobné, že při používání objednávek z výdeje bude třeba některé načtené položky upravovat ručně respektive řešit některé speciální případy popsané níže.

 Objednání nových položek v sortimentu dodavatelů bude třeba zpočátku provést také ručně.

 Používání kontroly minimálních zásob vybraných položek sortimentu je způsob, jak se vyhnout nečekanému vyčerpání zásob u vysokoobrátkového zboží.

 Popis detailu pořízených položek objednávky, nastavení parametrů

U každé položky je možné nastavit parametry, které určují způsob zpracování. Informační rámeček Skladem a Na cestě zobrazuje aktuální stav zboží na skladě a množství zboží, které bylo úspěšně objednáno.

Nastavíte-li políčko „Neobjednávat“ v detailu položky, znamená to, že tato položka se nebude zahrnovat do objednávky odeslané modemem. Pro lepší orientaci v položkách a kvůli zdůraznění se v seznamu tyto položky zobrazují jako přeškrtnuté. Tento přepínač není možné nastavit, pokud byla položka označena jako objednaná – viz dále.

 Nastavíte-li v detailu položky políčko „Odloženo“, znamená to, že položka se tzv. odloží a nebude se zahrnovat do odesílané objednávky. U odložené položky je možné nastavit limit, po překročení kterého se položka do odeslaní zahrne. Tento mechamismus ošetřuje situace, kdy je některé zboží vhodnější objednávat po určitém množství, je tedy možné objednat ho až na pokyn anebo automaticky po dosažení určitého množství-limitu. V seznamu jsou odložené položky označeny buď kódem O-0 tzn. odloženo bez limitu nebo např O-100 odloženo s limitem 100 kusů.

Význam polí v detailu položky:

 Význam polí Objednat u a Objednáno u je vysvětlen v kapitole Zpracování objednávky

Řešení speciálních případů při automatickém objednávání

Při provozu automatického objednávání bude pravděpodobně třeba řešit některý z následujících případů :

A/ potlačení objednání při mimořádném výdeji běžného zboží

B/ potlačení objednání řídce vydávaného léku

C/ objednání neznámého zboží

D/ objednání zboží mimo objednávací automat

E/ opakovaný výpadek dodávky, přerušení výroby zboží, apod.

F/ výprodej zboží

G/ objednání novinek

A/ Mimořádný výdej běžného zboží

Jedná se např. o situaci, kdy je vydáno 1000ks běžného léku (spadajícího do automatického objednávání) na základě mimořádné objednávky zákazníka a kdy je třeba další objednání tohoto množství u dodavatele potlačit. To je možné provést jedním z následujících způsobů:

•přímo ve výdeji (pokud je aktivní pole množství) stiskem horké klávesy Ctrl+O označit, že konkrétní položka má mít v objednání nastaven příznak neobjednávat

•v objednávkách z výdeje najít příslušnou položku a smazat ji

•po načtení objednávek z výdeje do rozpracované objednávky položku v objednávce najít a množství upravit popřípadě položku smazat nebo nastavit příznak neobjednávat

B/ Objednání řídce vydávaného léku

Jedná se např.o situaci, kdy byl lék, který je vydáván zřídka a byl objednán a vydán na základě domluvy s pacientem. Tuto situaci je možné řešit jedním z následujících způsobů:

•na skladové položce je možné označit zboží příznakem neobjednávat, položka pak je zahrnuta do sledování výdeje, ale je ze zpracování trvale vyřazována příznakem neobjednávat

•přímo ve výdeji (pokud je aktivní pole množství) stiskem horké klávesy Ctrl+O označit, že konkrétní položka má mít v objednání nastaven příznak neobjednávat

•nejméně vhodné - při kontrole objednávky před odesláním položku zrušit nebo označit ručně příznakem neobjednávat

C/ objednání neznámého zboží

Jedná se o situaci, kdy zákazník požaduje něco, co nemá lékárna v sortimentu tj. v žádném číselníku nebo na skladě nebo dokonce nezná přesný název. Tuto situaci je možné řešit jedním z následujících způsobů:

•přímo ve výdeji je možné volbou Objednat neznámou položku Shift+F3 v menu Operace otevřít dialogové okno, kde je možné zapsat název, formu a množství požadovaného zboží, stiskem tlačítka Uložit se vytvoří záznam v objednávkách z výdeje, tento záznam se později zpracuje standardními postupy pro objednání zboží – tzn. načte se do rozpracované objednávky, dohledá se v dostupných datech (číselník zboží, skladové položky, případně se doplní objednací kód přímo, …)

•ve formuláři Objednávka zboží se do rozpracované objednávky pořídí textová položka

D/ objednání zboží při výdeji mimo objednávací automat

Jedná se o situaci, kdy je třeba z výdeje objednat zboží na základě mimořádné objednávky zákazníka nebo zvýšené poptávky.  Tuto situaci je možné řešit jedním z následujících způsobů:

•přímo ve výdeji je možné volbou Objednat z výdeje Shift+F2 v menu Operace otevřít dialogové okno, kde je možné zadat množství právě vydávaného zboží, stiskem tlačítka Uložit se vytvoří záznam v objednávkách z výdeje, tento záznam se později zpracuje standardními postupy pro objednání zboží

•ve formuláři Objednávka zboží se do rozpracované objednávky pořídí nová položka ručně

E/ opakovaný výpadek dodávky, přerušení výroby, apod.

Jedná se o situaci, kdy se zboží opakovaně vrací v defektu jako neobjednané. Pokud je systém nastaven tak, aby nedodané položky byly ponechány v rozpracované objednávce, je kód zpracování z defektu zobrazen ve spodní části detailu položky. Podle kódu defektu je možné reagovat a buď upravit objednávací kódy, vyřadit položku z objednání, apod.

F/ výprodej zboží

Výprodej zboží je nejvhodnější řešit nastavením příznaku neobjednávat na skladové položce. Zboží se po dobu výprodeje bude v rozpracované objednávce objevovat s tímto příznakem a po vyprodání ‘zmizí’.

G/ objednání novinek

Objednání novinek je možné řešit některým z následujících způsobů:

nejsou-li informace o zboží dostupné v některém z číselníků pak

•telefonickým objednáním podle nabídkového katalogu mimo objednávací subsystém, po první dodávce a příjmu zboží je novinka zařazena do standardních objednávacích procedur

•pořízením textové položky podle nabídkového katalogu a telefonickým objednáním v rámci objednávacího subsystému

je-li zboží dostupné v některém z číselníků,

•je možné ho pořídit standardně

Popis seznamu položek objednávky, význam symbolů

Zpracování objednávky, telefonické objednání, odeslání modemem

Zpracováním objednávky se myslí objednání položek telefonem, modemem podle nastaveného pořadí dodavatelů a odsun objednaných položek do Zpracovaných objednávek

Scénář zpracování objednávky

1. Objednání položek telefonem

Položky, které jsou objednány telefonicky se označují jako objednané poklepáním na symbol čtverce s barvou dodavatele nebo stiskem Ctrl+O. V zobrazeném dialogu se vybere dodavatel a potvrdí tlačítkem OK, pokud je třeba položku nastavit jako neobjednanou, je možné to v dialogu provést stiskem tlačítka Bez dodavatele

Pro zrychlení označování dodavatele, který je ‚právě na telefonu‘ je možné použít Režim rychlého objednání telefonem. V tomto režimu si určím aktivního dodavatele a položky se označují jako objednané jako v předchozím případě, ale bez zobrazování a výběru dodavatelů v dialogu). Výběr aktivního dodavatele se provede poklepáním na obdélníkovou oblast v pravém horním rohu formuláře.

U objednané položky se ve sloupci „Obj.“ objeví grafická značka . Pokud byla pro dodavatele vybrána barva, pak má symbol tuto barvu.

2. Odeslání objednávky modemem

Připravená objednávku se zpracovává zadáním volby Zpracovat objednávku v menu Operace. V zobrazeném dialogovém okně jsou zobrazeny počty položek podle stavu objednání. Přepínač Objednat modemem aktivuje odeslání položek prostřednictvím modemu podle nastaveného žebříčku dodavatelů. Přepínač Odsunout položky do zpracovaných aktivuje vygenerování dokladu Zpracovaná objednávka a odsun objednaných položek na tento doklad.

Stiskem tlačítka Zpracuj je spuštěna sekvence pro odesílání objednávky. Do odeslání jsou zahrnuty všechny položky, které nebyly označeny jako objednané, které nejsou z objednání vyřazeny a ty které jsou odložené s limitem a limit je překročen.

Odesílací sekvence

1.fáze – odeslání určených položek

všechny položky, u nichž je určeno, kde se mají objednat, jsou postupně odeslány k určeným dodavatelům (viz AA), nedodané položky těchto objednávek se zpracovávají až ve 2.fázi

2.fáze – odeslání ostatních položek a defektu z 1.fáze

Objednávka je nabídnuta k odeslání (viz AA) prvnímu dodavateli podle nastaveného žebříčku. Pokud zbyly k objednání ještě nějaké položky, postup odeslání se opakuje pro dalšího dodavatele v žebříčku.

 3. Odsun položek objednávky do dokladu Zpracovaná objednávka

Po ukončení odesílací sekvence jsou provedeny následující operace :

A/ je vygenerován doklad Zpracovaná objednávka a do tohoto dokladu jsou přesunuty položky, které

- se podařilo objednat modemem

- byly označeny jako objednané – telefon, apod.

- měly nastaven příznak neobjednávat, pouze je-li v Nastavení lékárny karta Objednávky zaškrtnutý přepínač vyřazené položky zapsat do zpracovaných objednávek

- byly neúspěšně objednány, pouze je-li v Nastavení lékárny zaškrtnutý přepínač neúspěšné položky zapsat do zpracovaných objednávek

B/ jsou v objednávce zrušeny položky, které

- se podařilo objednat

- se nepodařilo objednat, pokud je v Nastavení lékárny zaškrtnutý přepínač Neúspěšné položky zrušit v objednávce zboží

- měly nastaven příznak neobjednávat, pokud je v Nastavení lékárny zaškrtnutý přepínač Vyřazené položky zrušit v objednávce zboží

Zboží na cestě

Po označení položky jako objednané nebo po úspěšném objednání modemem se na skladovou položku do údaje Potvrzené objednávky (zboží na cestě) přičte objednané množství. Informace o zboží na cestě je aktualizována po příjmu zboží na sklad v agendě Příjem zboží.

Poznámka:

- údaj je udržován vždy do 0

- pokud by se informace o zboží na cestě z nějakého důvodu rozcházela se skutečností je možné údaj upravit v číselníku skladových položek nebo v dialogu Nastavení skladové položky viz níže.

 Trvalé nastavení parametrů objednávání skladové položky

Trvale nastavit parametry skladové položky, které mají vztah k objednávání je možné na 2 místech.

1.Při pořízení resp. editaci skladové položky v číselníku skladových položek - viz pole

2.Při objednávání volbou „Nastavení parametrů skladové položky“ v menu Operace

 Tyto změny se nastavují přímo ve skladové položce. To znamená, jestliže zde nastavíte:

„Neobjednávat automaticky“ u dalších položek vytvořených v rámci objednacího systému u této skladové položky, budou mít opět nastaven parametr neobjednávat. Dále zde můžete nastavit „Minimální množství“ nebo „Normované množství“. To znamená, že položka se nebude objednávat do té doby, než skladem vedené množství se dostane pod nastavenou hranici minimálního zboží. Normované množství určuje, kolik kusů zboží se objedná v případě poklesu skladových zásob pod minimální hranici.

 „Odložené objednávání“ znamená, že je pozastaveno objednávání pro tento druh skladového zboží. Nastavíte-li „Limit pro odloženou objednávku“, objednávka zboží bude odložena až do překročení tohoto limitu – bližší popis viz kapitola Popis detailu položky

Tlačítko „OK“ uloží změny ve skladové kartě a nastaví parametry pro další objednávku.

Tlačítko „OK a nastav objednávku“ uloží změny ve skladové kartě a nastaví parametry už pro stávající objednávku.

Nastavení parametrů dodavatele v číselníku 

Pro objednávání je v číselníku Dodavatelé a odběratelé nutné na kartě nastavit

u dodavatele přes telefon:

- přepínač Dodavatel pro objednávání

- a je možné určit barvu pro rychlé rozlišení

u dodavatele s modemovým odesíláním:

- přepínač Používat modem

- formáty objednávky viz pole Formát a Kódy

- pracovní adresář pro ukládání objednávek !! pozor - obsah tohoto adresáře je vždy při zpracování smazán

- program pro odesílání – objednávací klient

- číslo odběratele a dodavatele

Copyright © 2024 RXSW / JSpl