|
|
Převod dat na konci roku
|
2150
|
Princip provedení převodu roku
Převod dat na konci roku v programu RADIX znamená uzavření stávající databáze a vytvoření nové databáze pro nový účetní rok. Převod dat je určitou formou počítačové inventury, tzn. že dojde k vytvoření nové databáze, která neobsahuje žádné skladové pohyby, jen skladové karty s počátečním stavem. Stará databáze je zálohována a je stále přístupná např. pro fakturaci receptů nebo pro tisky sestav., není však dovoleno provádět v této databázi jakékoliv pohyby zboží ( příjmy a výdeje libovolného druhu ). Tyto pohyby se již neprojeví v počátečních stavech v nové databázi!
Číselné řady dokladů
Po převodu dat na konci roku budou veškeré doklady ( dodací listy, výdejky, faktury, dobropisy ) v programu RADIX vystavovány od 1 ve svých číselných řadách. Program založí pro všechny doklady nové číselné řady a upraví jejich masku tak, že nahradí část masky vyjadřující rok novým rokem. Jelikož maska číselné řady může mít libovolný tvar, je potřeba nově vygenerovanou masku zkontrolovat a případně upravit ručně.
Veškeré dávky pro zdravotní pojišťovny za recepty a poukazy se budou v nové databázi číslovat od 1.
Fakturace ve staré databázi
Pokud jste před převodem dat neprovedli fakturaci dávek zdravotním pojišťovnám nebo fakturaci již vydaného zboží, máte možnost ho po převodu dat provést ve staré databázi, která vám po převodu dat zůstane přístupná. Na konci roku doporučujeme do datumu vystavení dokladu zapsat datum 31.12.. V žádném případě však neprovádějte po převodu dat žádné příjmy ani výdeje zboží – pohyby se již neprojeví v nové databázi!
Provedení převodu dat
Před započetím převodu je potřeba provést přepočet stavu skladu (modul Servis menu Kontrola/Přepočet stavu ). Zároveň se doporučuje provést zálohování RADIXu standardním ukončením programu. Potom je nutné program přepnout do modulu Inventura.
V modulu Inventura zvolte doklad Inventární stav. V menu Operace proveďte Vygenerovat stav skladu - aktuální stav. Zobrazí se dialogové okno,:
Vyberte Jen nenulové karty. Do nové databáze se přenesou pouze skladové karty které mají nenulový zůstatek. Pokud by jste chtěli ručně upravit množství na kartě, která má nulový zůstatek, nebo máte nepořádek v šaržích, je vhodné použít volbu Všechny karty. Tak zůstanou zachovány informace o kartách, které mají v počítači stav 0 a bude je tak možné při fyzické inventuře zadat pomocí čárového kódu lékárny nebo šarže.
Stiskněte OK, program vygeneruje stav skladu, který bude převeden do nové databáze. Zde máte možnost ručně upravit stav skladu na kartách, je-li to třeba. To se však doporučuje jen ve výjimečných případech, jinak je vhodnější toto provádět při fyzické inventuře.
Potom v Operacích proveďte Převod stavů a dále postupujte jako při převodu dat při inventuře viz. Provedení inventury. Zvolte typ převodu Převod roku, vytvořte záložní databázi, zkontrolujte nastavení masek číselných řad a dokončete převod dat.
Ukončete program RADIX a znovu ho spusťte, v nabídce při spuštění by se vám měla nabídnout nová databáze pro nový rok a záložní databáze starého roku.
|